Як налаштувати параметри макета Microsoft Word

Microsoft Word тепер прибуває на наші системи, переповнені корисними шаблонами, стилями і темами. щоб допомогти сформувати макет вашого документа. Microsoft створила досить хорошу систему: вона надзвичайно відкрита для новачка, але з достатньою глибиною, щоб її можна було послідовно використовувати у всьому світі бізнесу.

Розблокуйте шпаргалку «Основні ярлики Microsoft Office» прямо зараз!

Це підпише вас на нашу розсилку

Введіть адресу електронної пошти

[] [] [] [] розблокування

Прочитайте нашу політику конфіденційності

Налаштувати параметри макету документа дуже просто, і ми покажемо вам, як це зробити в Word 2013 і Word 2016

Що ви можете змінити?

Багато-багато речей. Почнемо з вкладок панелі швидкого доступу. ви відразу побачите під час відкриття нового документа Word з упором на вкладки «Головна сторінка», «Вставка», «Дизайн» і «Макет», оскільки вони містять основну частину необхідних вам інструментів налаштування документа.

• Головна сторінка: шрифти, абзаци та стилі, а також параметри кишені та редагування
• Вставка: таблиці, ілюстрації, мультимедіа, верхні та нижні колонтитули, текстові поля та символи
• Дизайн: теми, включаючи кольори та шрифти, а також фони сторінок
• Макет: налаштування сторінки, параграфи та розташування

Це ваші ручні інструменти. Ви можете налаштувати діапазон параметрів форматування, перш ніж розпочати редагування документа, щоб забезпечити однакову структуру та стиль, а також використовувати ті самі інструменти для редагування документа в процесі роботи. Ви, ймовірно, знайомі з тим, як змінити шрифт, кольори, розміри і як застосовувати до тексту жирний, курсив і підкреслений формат. Вони легко застосовуються.

Стилі

Але це може бути набагато швидше і, як правило, набагато простіше застосовувати попередньо розроблені стилі до документа по мірі просування по ньому. Стилі складаються з окремих параметрів, тому завжди застосовуйте однакове форматування до вашого документа. Існує стиль «Заголовок 1», який буде однаковим на веб-сторінці. Існує стиль «Заголовок», який застосовує шрифт 28pt і злегка ущільнює текст. Існує стиль «Цитата», який застосовує відступ ліворуч і праворуч від документа, виділяє курсивом ваш текст і присвоює йому інший колір. Наприклад:

Це був дуже швидкий фрагмент, що ілюструє, як застосувати базові стилі до вашого документа. Поекспериментуйте з іншими стилями і дізнайтеся, як вони впливають на візуальне представлення вашої роботи, і яке значення це може надати для вашого читача (а також для вашого власного робочого процесу!).

Створіть власний стиль

Ти супер стильний, вірно? Добре, тому що я ні. У мене велика руда борода і все таке. Досить цього. У відео я показав вам, як отримати доступ до додаткового меню стилів. Це маленька стрілка, яка вказує, що є спливаюче меню, яке очікує вашого огляду. Або натисніть CTRL + SHIFT + ALT + S. Внизу нового меню «Стилі» - три значки:

• Новий стиль: досить очевидно. Якщо ви виявите, що часто налаштовуєте певний аспект макета документа Word, ви повинні обов'язково перетворити його на легко застосований власний стиль.
• Інспектор стилів: Інспектор стилів може бути дуже зручним, якщо ви отримуєте документ з великою кількістю нового і «незвичайного» форматування. Просто відкрийте інспектор і виберіть область документа, про яку ви хотіли б дізнатися більше. Ви також можете скинути форматування для вибраного тексту з інспектора за допомогою червоних піктограм праворуч.
• Керування стилями. Ви можете використовувати параметр «Керування стилями», щоб вносити будь-які зміни в існуючі стилі, в тому числі і свої.

При створенні власного стилю вам не потрібно починати з нуля. Параметри «Тип стилю» та «Базовий стиль» можуть бути корисними для незначних змін у існуючі стилі відповідно до ваших потреб редагування. Просто не забудьте зберегти їх як щось інше!

Теми

На вкладці «Дизайн» розташовано параметри «Теми» та «Форматування документа». Так само, як стиль застосовує певний набір інструкцій з форматування до одного розділу (або цілого документа, якщо хочете), тема призначена для форматування всього документа, змінюючи всі доступні стилі.

Двома кращими особливостями розділу «Теми» є взаємозамінні кольори та шрифти.

Після того, як ви вибрали тему, ви можете змінити естетику документа за допомогою однієї з попередньо розроблених схем кольорів або створити власну схему.

Точно так само ви можете вибрати зі збірки шрифтів, які будуть впроваджені по всьому документу. Це надзвичайно простий спосіб змінити візуальне представлення вашого документа при збереженні єдиного, професійного підходу.

Форматування документа застосовує повний набір стилів до документа. Наприклад, у наведеному вище відео Стиль форматування заголовка 2 є стандартним, тоді як у наступному короткому ролику ви побачите той же стиль заголовка 2 (і стиль заголовка), який буде змінюватися при перемиканні кожного з параметрів форматування документа.

Ще один зручний, але недостатньо використовуваний інструмент - це ефекти. Подібно як вибір теми змінює вигляд тексту та форматування, виділення ефекту змінює вигляд кожного зображення в документі. Є варіанти для звичайного Office, Glow Edge, Extreme Shadow і багатьох інших, так що ви можете вибрати той, який відповідає голосу вашої роботи.

Шаблони

Існують й інші надзвичайно прості способи застосування узгодженого форматування в усьому документі. Microsoft включила буквально тисячі безкоштовних шаблонів для вас, що охоплюють широкий спектр тем Потрібен бізнес-звіт для графічного дизайну одягу? Ти одужав. Потрібні запрошення на День Святого Валентина у вигляді солодкої вечері та пирога (ват?!)? З якоїсь причини ви прикриті.

І хоча я жартую над останнім з цих прикладів, шаблони можна легко налаштувати відповідно до ваших власних специфікацій в Word, використовуючи інші доступні вам інструменти дизайну і верстки.

Виберіть будь-який шаблон і відкрийте його. Подивіться на дизайн документа: де знаходяться відступи, де розміщені текстові поля, чи застосовані якісь конкретні стилі, а потім трохи пограйтеся. Переміщуйте речі, натискайте на них, змінюйте параметри, і ви зрозумієте більше про склад шаблону.

3 Поради щодо розширеного форматування

Щоб завершити нашу статтю про параметри макета Word, я поділюся з вами трьома порадами щодо розширеного форматування.

1. Розділ Розриви

Розриви розділів - це божевільний корисний інструмент форматування, особливо якщо ви працюєте з документом, що складається з різних аспектів інформації, які виграють від індивідуального стилю. Наприклад, ви можете застосувати власне форматування до окремої області, наприклад, до альтернативного верхнього або нижнього колонтитулів, або навіть до всієї нової системи нумерації сторінок, але, що важливо, залишивши іншу частину документа нетронутою.

Перейдіть на вкладку Layout і виберіть Breaks. Відкриється спадне меню, що містить різні параметри:

Виберіть розрив розділу, який підходить вашому документу, але врахуйте, що при вставленні розриву розділу «Наступна сторінка» також буде вставлено розрив сторінки, що може бути проблематично, якщо це не те, що вам потрібно. У цьому випадку використовуйте параметр Continuous Break.

Як тільки ви реалізуєте певний стиль розділу, який вам подобається, ви завжди можете скопіювати його на наступний розрив розділу.

2. Використання Find and Replace

Цей простий інструмент форматування може врятувати життя при виконанні обов'язків з редагування, але використання інструмента «Знайти і замінити» може допомогти вам знайти весь документ на предмет конкретних проблем форматування, які необхідно змінити.

Натисніть CTRL + H, щоб відкрити інструмент «Знайти і замінити». У правому нижньому куті ви повинні вибрати Формат, який відкриває меню, що розкривається. Тепер ви можете вибрати з діапазону додаткових полів заміни. Кожен параметр відкриває нове діалогове вікно, в якому ви можете вказати, що ви намагаєтеся замінити, і залишивши поля «Знайти що/Замінити на» порожніми, ви зміните все відповідне форматування.

3. Форматування списку

Ви могли б подумати, що змінити зовнішній вигляд нумерованого списку буде дуже легко, але це може бути дивно неприємно.

Перейдіть на вкладку «Головна». У розділі «Абзац» знайдіть символ абзацу та виберіть його.

Подивіться на кінець кожного запису у вашому нумерованому списку.

Тепер ви можете вибрати окремі маркери абзацу. Вибравши елементи списку, які ви бажаєте змінити (утримуючи CTRL під час вибору, щоб змінити декілька параметрів), перейдіть на вкладку «Головна» і виберіть потрібний формат у списку, що розкривається.

Бонусна порада: відображення ярликів

Microsoft Word досить добре показує підказки, де це можливо. Просто наведіть курсор миші практично на будь-яку іконку, і ви отримаєте невеликий фрагмент інформації, який детально описує, що робить кнопка. Ви можете зробити ці підказки більш цікавими, додавши відповідні ярлики, тому кожен раз, коли ви виконуєте перекидання для перевірки, ви можете спробувати згадати ярлик.

Перейдіть до Файла > Параметри > Додаткові. Під Дисплеєм, переконайтеся, що Показати комбінації клавіш у підказках. Потім натисніть кнопку Гаразд.

Бонусна порада 2: налаштування параметрів вирізання і вставлення

Це ще одна крихітна порада, але якщо ви вставляєте фрагменти тексту з інших документів або програм, це може мати величезне значення.

Перейдіть до Файла > Параметри > Додаткові. Під Вирізати, скопіювати і вставити ви побачите п'ять варіантів:

• Вставка в одному документі
• Вставлення між документами
• Вставлення між документами під час конфлікту
• Вставка з інших програм
• Вставити/вставити зображення як

Виберіть, чи бажаєте ви, щоб ваш вставлений текст залишався «Початкове форматування», «Об'єднувати форматування» або «Зберегти тільки текст». Є й інші варіанти для вас, щоб розглянути. Наприклад, навіть після того, як форматування будь-якого тексту, скопійованого з іншої програми, буде об'єднано, мені подобається бачити кнопку Показати параметри вставки, про всяк випадок, якщо мені потрібно внести зміни.

Форматування Word Online

Word Online є частиною безкоштовного онлайн-пакету Office. від Microsoft. Це дозволяє вам створювати і редагувати документи безкоштовно, якщо у вас є обліковий запис Microsoft. Word Online пропонує більшу частину функціональності настільної версії, але є деякі упущення при форматуванні, з якими ви можете зіткнутися.

Базовий рівень форматування є стандартним, але Online не підтримує тих або розривів розділів, а також дозволяє використовувати тільки «Портрет» як орієнтацію документа. Точно так само, хоча ваші відступи і налаштування вкладок будуть імпортовані з настільної версії Word (або в іншому місці), Word Online також обмежує лінійки і лінії сітки, тому додавання більшої кількості може виявитися скрутним.

Проте, якщо ви хочете внести якісь базові зміни на ходу або просто не потребуєте додаткових можливостей форматування самого Word, Word Online повністю замінює

Йди далі і зроби все красиво

Тепер у вас є знання, щоб зробити будь-який документ Word красивим, легким для читання, з безліччю візуально привабливого форматування. Витратьте деякий час, щоб пограти з параметрами форматування. Якщо ви ознайомитеся з основними параметрами форматування, ви знайдете більш просунуті параметри форматування. синхронізація!

Чи є у вас якісь поради і рекомендації щодо форматування Word? Яке ваше налаштування форматування номер один? Дайте нам знати нижче!